Em um cenário em que empresas buscam maior rigor no controle de gastos e conformidade com políticas internas, a Onfly, maior travel tech B2B da América Latina, aposta na inovação para revolucionar o uso de cartões corporativos.

A empresa lançou recentemente o que chamou de “Spend Control”,  uma funcionalidade inédita no mercado brasileiro de viagens e despesas corporativas, que permite que os gestores, com poucos cliques, façam o controle avançado de uso do cartão dos colaboradores.

Entre seus principais atributos, a ferramenta permite às empresas realizar configurações específicas para o cartão de crédito, como definição de limites diários por categoria de despesa (combustível, alimentação, hospedagem e traslado, entre outras), horários específicos de uso e tipos de estabelecimentos autorizados para realizar transações.

Também é possível aplicar regras individuais para cada colaborador, levando em conta nível hierárquico, departamento e rotina de trabalho. Esse nível de detalhamento é inédito no setor de viagens e despesas corporativas no Brasil.

“Tradicionalmente, a gestão de despesas sempre foi feita depois de o gasto ter sido realizado”, afirma Marcelo Linhares, CEO e cofundador da Onfly. “O que fizemos foi inverter essa lógica: colocamos as políticas da empresa dentro cartão. Se um colaborador tentar gastar acima do permitido, a transação é negada já no ato da compra.”

O sistema permite, por exemplo, que um colaborador da área de logística tenha acesso ampliado a combustível e limitado para restaurantes, enquanto um executivo comercial possa gastar mais com alimentação em função de almoços com clientes. “Eu consigo colocar um teto para certos tipos de despesa ou fazer com que um colaborador não gaste com determinadas categorias, como depósitos de bebida alcoólica”, diz Paulo Alves, diretor de produto da Onfly.

Trata-se, portanto, de proporcionar aos gestores uma ferramenta de controle altamente eficaz. A solução, por exemplo, oferece recursos como autorização em tempo real e bloqueios automáticos com base no Merchant Category Code (MCC), sistema que identifica a atividade de um estabelecimento comercial.

Desde seu lançamento, o Spend Control já bloqueou cerca de 6 mil transações a partir das regras cadastradas pelos clientes da Onfly, o que representa quase R$1 milhão em transações que seriam validadas e dependeriam de verificação após a compra.

A ferramenta já acumula 42 regras distintas cadastradas, utilizadas por empresas de diversos setores para controlar com precisão o uso do cartão corporativo, seja para viagens ou despesas administrativas.

As três restrições mais usadas são nas categorias de alimentação e supermercados; hospedagem e transporte corporativo (como apps de ride sharing e aluguel de veículos); e materiais de escritório e suprimentos operacionais.

Esse controle tem sido fundamental para reduzir fraudes, eliminar reembolsos indevidos e garantir a conformidade com políticas internas, inclusive de forma setorizada por área. Os benefícios para o gestor financeiro e para a empresa, portanto, são evidentes, já que o sistema acaba com burocracias e reduz erros e fraudes nas prestações de contas.

É o que vem acontecendo na Houer Engenharia, cliente da Onfly desde 2022 e uma das primeiras a usar a ferramenta do Spend Control. A empresa utiliza mais de 20 cartões distribuídos em seus 5 escritórios regionais, com regras específicas de uso para papelaria, educação, alimentação e telefonia. A tecnologia já bloqueou 143 transações nos cartões da Houer, impedindo que mais de R$ 15 mil fossem gastos fora da política de gastos da empresa.

“O Spend Control tem nos auxiliado muito no controle de gastos porque a gente já limita no momento da compra o que aquele colaborador pode gastar de acordo com o centro de custo do projeto. Isso diminuiu a quantidade de prestações de contas incorretas ou de gastos que a gente tinha que contestar por não ter esse controle prévio”, comenta Rodrigo Leão, Coordenador Administrativo da Houer Engenharia.

Os ganhos trazidos pela nova ferramenta transcendem o controle operacional, levando a benefícios em termos de governança, segurança jurídica e eficiência na alocação de recursos.

“Já vi casos de empresas que transferiram R$10 mil por mês para o colaborador que ganhava R$ 3 mil como reembolso pelos custos de viagens. Anos depois, ele acionou a Justiça alegando que aquele valor fazia parte do salário e ganhou a causa”, diz Linhares. “Nosso modelo elimina esses ‘jeitinhos’ ainda tão comuns dentro das empresas e que abrem margem para gastos indevidos, processos trabalhistas e ainda tornam a operação muito mais onerosa.”

A Onfly também está investindo em inteligência artificial para a gestão de despesas feitas pelo cartão corporativo. Uma nova funcionalidade, prevista para ser lançada nas próximas semanas, irá cruzar dados de comprovantes e detectar padrões anormais ou fora da política da empresa, como compartilhamento de notas entre colegas ou uso indevido do cartão.

“A IA vai aprender com o comportamento dos usuários e sinalizar incoerências antes mesmo da auditoria humana”, diz o diretor de produto Paulo Alves.

As inovações da Onfly, que recebeu um aporte de R$240 milhões em abril deste ano, são fruto dos investimentos feitos pela empresa em tecnologia. O segmento recebe, em média, R$40 milhões por ano, valor que sustenta o desenvolvimento de soluções próprias capazes de melhorar a vida de seus clientes.

Com mais de 2,5 mil empresas clientes na América Latina, escritório no México e uma carteira em expansão acelerada, a Onfly registrou crescimento de 285% no volume de transações com cartões corporativos entre 2023 e 2024. A base de clientes saltou 300% no mesmo período.

A meta da empresa é eliminar por completo o reembolso como prática no mercado brasileiro. “O reembolso é uma aberração”, diz o CEO Marcelo Linhares. “Uma empresa com R$ 100 milhões em caixa muitas vezes faz o funcionário que ganha R$ 5 mil e está no cheque especial bancar uma viagem com dinheiro próprio. Isso é injusto para o funcionário e ineficiente para a empresa.”

Outro foco é a digitalização do mercado brasileiro. Segundo Linhares, 98% das viagens a trabalho ainda são geridas de maneira offline no país. “Esse mercado está sendo transformado e nós pretendemos liderar esse movimento”, conclui Linhares.